Client Onboarding Portal
Cómo ordenamos el alta de cuentas nuevas en una operación de cuidado textil con varias sedes
De dónde partía el problema
Cuando una cadena hotelera o un grupo de restaurantes empieza a trabajar con nosotros, la primera semana suele ser la más desordenada. Cada sede manda su listado de ropa por correo, algunas llaman por teléfono para confirmar kilos, otras adjuntan planillas con formatos distintos. En una operación con tres o cuatro puntos de retiro, eso se traduce en datos duplicados, prendas mal clasificadas y viajes que se reprograman sobre la marcha.
El objetivo no era digitalizar por digitalizar. Queríamos que el encargado de lavandería de cada hotel pudiera cargar su inventario inicial una sola vez, con los mismos campos, y que el equipo de logística viera esa información antes de salir a ruta. Nada más.
Cómo lo armamos
Definimos primero qué datos son realmente necesarios en el alta: tipo de prenda, volumen estimado por semana, frecuencia de retiro y una persona de contacto por sede. Todo lo demás quedó como campo opcional para no frenar la carga. El formulario se probó con dos clientes reales durante un mes antes de abrirlo al resto.
En paralelo, ajustamos la ficha interna de cada cuenta para que el operador de planta vea el mismo vocabulario que usa el cliente. Antes, un hotel hablaba de "juego de cama" y nosotros registrábamos "sábanas y fundas" como ítems separados. Ese tipo de desajuste generaba discusiones en la facturación mensual.
Qué cambió en la práctica
El alta de una cuenta nueva pasó de varias semanas de idas y vueltas a un proceso de dos o tres días, según cuántas sedes tenga el cliente. Los errores de clasificación bajaron porque el formulario obliga a elegir de una lista cerrada. Y el equipo de ruta dejó de llamar para confirmar direcciones que ya estaban cargadas.
Quedan cosas por resolver: la carga desde el celular todavía es incómoda para listados largos, y estamos viendo cómo simplificarla sin perder precisión. También falta integrar el portal con el sistema de pesaje de planta, algo que probablemente encare la próxima etapa.
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